視訊會議應避免這 8 個地雷，內部、對外會議都適用的指南
後疫情時代迫使許多企業轉向遠距辦公，視訊會議的需求也因此大幅增加。然而，從實體會議轉換到線上會議，我們開始感受到了兩者之間的差異和挑戰。原本的會議模式若直接複製到線上，往往無法達到同樣的效果，因為我們並未認真思考線上會議的特性及需注意的事項。結果就是會議時間變得更長，開完會後卻感到有聽沒有懂，甚至需要花更多時間進行後續的溝通。
利用視訊軟體，並非只是為了省錢或方便，更是一種新的工作方式和溝通模式。然而，要讓視訊會議真正提升工作效率，我們需要避開一些潛在的地雷。
今天我們就來看看，你或你的團隊是否踩中了這 8 個地雷。透過這篇指南，你將可以避開這些問題，從而更有效地利用視訊軟體，無論是內部會議還是與外部溝通，都能讓工作更加順利和高效。
視訊會議地雷 1：不是自己發言卻忘了靜音
這會導致整個會議雜音很多，聽不清楚彼此說話，還得花費時間管秩序。例如時常聽到主持人或與會人說：「請問誰的麥克風沒有靜音？」，大家便開始檢查自己的麥克風，最後發現還得說聲抱歉，來來回回都是時間的耗損。
在視訊會議中，記得靜音自己的麥克風是非常重要的。這種情況常常出現，尤其是在大型會議中，可能會有一些人忘記靜音他們的麥克風，而背景噪音則打亂了會議的流程。為了避免這種情況，建議在開始會議時，主持人應該提醒所有參與者靜音他們的麥克風，只有在他們需要發言時才打開。此外，許多視訊會議軟體都有讓主持人可以控制所有參與者麥克風的功能，適時使用也能避免此類問題。
不僅如此，這種狀況也會影響其他與會者的專注力。雜音與不必要的插話可能會讓人分心，無法專注在會議內容上。這不僅浪費了大家的時間，也可能讓討論的內容無法有效地傳達給每個人。
因此，我們要提醒每位參與者，視訊會議並不同於面對面會議，我們無法看到其他人是否在說話或是有何反應，所以對於使用麥克風必須更為謹慎。每個人都有責任確保自己的行為不會影響到會議的進行，這樣才能確保視訊會議的效率和效果。
視訊會議地雷 2：家中環境凌亂、燈光昏暗
在視訊會議中，你的背景和燈光設置就像你的名片一樣，代表你的形象。一個凌亂的背景或昏暗的燈光可能會給同事或上司留下不專業或不注意細節的印象，甚至讓人認為你在家工作的態度輕浮，無法專注於工作。
選擇在採光不足或燈光昏暗的地方進行視訊會議，可能會讓你在鏡頭前顯得無精打采，進而影響到其他人對你工作態度的評價。因此，為了保持專業形象，選擇一個背景簡單整潔且有適當燈光的地方進行視訊會議是很重要的。
若你的家中環境難以達到理想的效果，利用視訊會議軟體的「虛擬背景」功能可以是一個良好的選擇，這可以讓你的背景看起來更專業，也可以避免讓不必要的物品進入畫面。
另外，適當的燈光是打造專業形象的重要元素。建議使用桌燈或站燈，並將燈光角度調整為可以照亮你的臉部，但不要讓光線直射你的臉，以免過度曝光，讓你的臉部表情模糊不清或顯得過於蒼白。總體來說，確保你的環境整潔且有適當的燈光，可以讓你在視訊會議中顯得更專業，同時也顯示你對工作的認真態度。
視訊會議地雷 3：搶發言
在會議討論中搶發言是一個必須避免的行為。儘管我們都希望我們的觀點能得到傾聽，但在視訊會議中，這種行為可能導致更多的困擾。首先，當兩個或更多的人同時發言，這將導致聲音的混亂，使其他參與者難以理解正在討論的內容。其次，過度激烈的討論可能會打亂會議的流程，影響會議的效率。
不僅如此，搶發言的行為可能會引起與會者的不適，因為人們無法同時理解多個同時發言的來源。這可能導致會議參與者的注意力分散，無法集中在討論的主題上，最終可能導致會議效果不佳，達不到預期的目標。
特別是在視訊會議中，即使是兩個人同時平靜地發言，也可能導致聽眾無法清楚地理解他們的談話內容。如果討論變得激烈，失控的音量和語速只會使情況變得更糟。
因此，我們需要提醒大家，視訊會議需要良好的溝通禮節。每個人都需要尊重他人發言的時間，並等待自己適當的發言機會。如果會議進行得太過激烈，主持人可以適時地介入，以確保每個人都有發言的機會，並維護會議的秩序。
視訊會議地雷 4：缺乏有效的發言管理
有效的發言管理對於線上會議的順利進行至關重要。主持人的角色在這裡尤其關鍵。他們需要確保每個人都有發言的機會，並適時地維護會議的秩序。這可能涉及點名參與者或預先排定發言順序，讓會議中的討論能有條不紊地進行。當有重要的訊息需要插播時，主持人也應當能夠協調並調整發言的順序。
如果沒有有效的發言管理，會議可能會陷入混亂，如同第三點地雷所描繪的那樣，每個人都在講話，但卻沒有人能夠清楚地聽到。另一個可能的問題是，那些在實體會議中已經很活躍的人可能在視訊會議中更加活躍。由於在線上環境中，他們可能會感到更少的壓力或約束，他們的發言可能佔據大部分的會議時間，導致討論變得單調。
相反，那些本來就不太善於發言的人在視訊會議中可能會更加安靜，這可能導致他們有價值的觀點被忽視。這是一種巨大的損失，因為每個人都可能有能夠推動討論或解決問題的重要觀點。
因此，主持人需要採取主動，確保每個參與者都有公平的發言機會，並能有效地管理會議的進程。在接下來的地雷中，我們將討論一些可能的解決方案。
視訊會議地雷 5：缺乏明確的會議議程
在視訊會議中，擁有明確的會議議程變得更加重要。由於視訊會議的特性，容易使人對時間的感知模糊。當我們不再身處實體的「會議空間」，人們容易放鬆警惕，尤其是在自己的家中或者房間，這種放鬆感更加強烈。於是，我們可能會覺得多說一點無關的話題、或者去泡杯茶、裝點水也無傷大雅。然而，這些看似無傷大雅的小動作，其實在無形中消耗著我們寶貴的時間，導致會議的時間不知不覺地延長了半小時甚至一小時。
為了避免視訊會議的效率受損，我們強烈建議主持人事先準備好會議的議程，並在會議開始時向所有參與者明確介紹。在會議進行中，當討論偏離主題時，主持人或者其他負責管理會議的同事，應適時地將大家的注意力引導回來。這種角色通常由在辦公室中有較強主見或較為謹慎的同事來擔任，他們的存在將有助於維護視訊會議的效率並保證會議的結果。
視訊會議地雷 6：音量控制不當
在視訊會議中，不適當的音量會成為嚴重的干擾因素。音量過大可能會引發噪音，產生迴音，並導致其他參與者難以理解您的發言；而音量過小則可能讓您的語音無法被麥克風完全捕捉，讓其他與會者不得不多次提醒您調整音量，這都可能消耗大家的時間並影響會議進程。
解決方案：在視訊會議開始之前，所有與會者應該花幾分鐘時間測試自己的設備，包括麥克風和揚聲器的音量，確保所有人都能清楚地聽到您的發言，也能適當地接收其他人的語音。此外，選擇一款具有自動音量調節功能的視訊會議軟體也可以在一定程度上解決這個問題。
值得一提的是，有些免費視訊會議軟體在升級後才提供降噪功能，這對於控制音量並減少噪音干擾非常有幫助。因此，如果您的視訊會議軟體有提供這項功能，請務必開啟使用，以確保視訊會議的聲音品質。
大家都需要了解，良好的音量控制是視訊會議順利進行的關鍵因素之一，而選用適當的視訊會議軟體和適時的升級也是其中的重要環節。
視訊會議地雷 7：技術問題未解決
視訊會議中的技術問題可能會讓整個過程變得十分痛苦。雖然這是最基本的事情，我們需要確保在會議開始前已經完成所有硬體和軟體的檢查和設定，但有時還是會遇到意外。例如，麥克風和攝影機可能需要您在電腦的隱私設定中允許訪問權限，這通常會在您第一次安裝視訊會議軟體時出現。然而，如果您長時間未登入，可能會再次要求進行此類設定。為了避免在會議開始時遭遇這種突發情況，請在會議前提前進行設備測試。
此外，網路連接的穩定性也是視訊會議順利進行的基礎。一個不穩定的網路連接可能導致視訊或音頻中斷，這不僅會打斷會議的流程，還可能需要您花費額外的時間來解決問題或與同事重新建立連接。因此，確保您的網路連接穩定是至關重要的。
總體來說，對於視訊會議的技術問題，我們都需要有充分的準備和理解，以確保會議可以順利進行。當然，如果遇到無法解決的問題，請不要猶豫立即向您的 IT 團隊或軟體供應商尋求幫助。
遠端會議地雷 8：不當的螢幕分享使用
螢幕分享是遠端會議中的一個重要工具，但如果使用不當，可能會導致同事看到與會議無關甚至是私人的內容。
螢幕分享通常會分為三種：
- 單一視窗分享：可以選擇想要分享哪個視窗，但不能選擇兩個以上。
- 單一分頁分享：可以選擇一個視窗裡的某一個分頁，但跳到另一個分頁就不會被分享到。
- 整個桌面分享：分享所有自己螢幕上所出現的東西，跳回桌面沒有任何試穿也會被分享到。
選擇哪種模式取決於您想要展示的內容以及需要的彈性。
然而，使用不當可能會帶來尷尬的情況。例如，如果您選擇了單一分頁分享，但需要在多個分頁間切換，同事可能會看不到您在其他分頁的操作。最糟糕的情況是選擇整個桌面分享，而桌面上又有與會議無關或是私人的內容。因此，最好的做法是在會議前關閉所有不相關的視窗和分頁，並熟悉您的螢幕分享工具。
遠程會議的挑戰可能多如牛毛，但只要熟悉工具並提前做好準備，這些地雷都可以避免。即使出現問題，也不需要過於慌張。只需告訴同事您需要一些時間來解決，然後冷靜地處理即可。
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