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視訊會議應避免這 8 個地雷,內部、對外會議都適用的指南

疫情迫使許多企業遠距辦公,讓大家開始意識到遠端開會跟實體會議的不同,也感到不便。這是因為把線下會議的模式完全複製到線上,沒有認知到線上會議的特性及注意事項。不但讓會議時間拖更長,開完會甚至覺得有聽沒有懂,反而花更多時間做後續溝通。今天就來檢視自己或團隊是否踩了這 8 個地雷,重整線上會議步調,讓工作更有效率。

視訊會議地雷 1:不是自己發言卻忘了靜音

這會導致整個會議雜音很多,聽不清楚彼此說話,還得花費時間管秩序。例如時常聽到主持人或與會人說:「請問誰的麥克風沒有靜音?」,大家便開始檢查自己的麥克風,最後發現還得說聲抱歉,來來回回都是時間的耗損。

視訊會議地雷 2:家中凌亂燈光昏暗

這會讓同事或老闆有不好的觀感,覺得在家工作變怠慢了。有時甚至選了一個採光不好燈光不佳的地方開會,讓自己顯得沒精神,沒有對工作上心的樣子。建議可套用線上會議軟體「背景」,來美化環境,也記得把桌燈的角度稍微的調向自己,讓臉容光煥發。但切記別讓光太直射自己,過曝也會顯得不專業,大家看不到你的表情甚至太死白。

視訊會議地雷 3:搶發言

這是大忌!開會有時會激烈的討論方案,難免彼此搶話,比大聲。但這種行為在線上會議會讓與會者的耳朵非常不適,也會使會議秩序大亂,進而影像大家心情,導致事情談不攏。

你會發現,線上會議中就算是兩個人同時心平氣和的發言,都會聽不清楚彼此說話內容,更何況熱烈討論時的音量失控及語速失控。

視訊會議地雷 4:沒有發言順序控制人

這通常是主持人的責任,透過點人、排序來讓大家一個接著一個發言,當有重要訊息插播時,也應該有人出面調配發言順序。不然就會產生地雷 3 所述的悲劇,大家各說各話,卻沒人聽清楚任何話。也會發現平時愛發言的人,說得更多了,少了實體感,也少了被大家監督發言的約束,講得天花亂墜佔掉大半時間。同理平時少發言的人,會更傾向安靜,好的想法可能被埋沒,非常可惜。下個地雷將談到解決方案。

視訊會議地雷 5:沒有會議大綱

比起實體會議這在線上會議顯得更重要,因為線上會議會讓人失去時間感。人一旦沒有在一個「會議空間」,就會鬆懈一些,更何況是在自己的家中甚至房間,一切都很放鬆,會覺得發言時間久一點沒關係、談些與會議無關的話題沒關係,自己可以去裝個水或是泡杯茶。但一點一滴都是時間的耗損,多花半小時一小時都是常見的。建議主持人挑選平時在辦公室較有主見或是較謹慎的同事,當會議脫離主軸時,主持人應適時拉回大家,以節省時間維持開會效率。

視訊會議地雷 6:音量失控

太大聲、太小聲都會影響會議進程。太大聲可能會爆音、產生雜音迴盪;太小聲導致麥克風無法完全收音,與會者得不斷提醒:「麻煩大聲一些」而拖到會議時間。

視訊會議地雷 7:技術出問題

這是最基本要檢查好的,但有時還是會遇到插曲,所以在最後提醒大家。不論麥克風或是鏡頭,都會遇到電腦請求開啟隱私權設定,這大多發生在第一次下載軟體。但可能會因為太久沒有登入而再次被要求開啟權限,請務必在會議開始前先測試。網路穩定度也是最基本不過,才不會會議進行到一半,沒了畫面或聲音,又得再次跟同事詢問而耗費時間。

遠端開會地雷 8:螢幕分享功能使用不當

可能會讓同事看到與會議無關的內容,有些甚至是私人內容。

螢幕分享通常會分為三種:

  • 單一視窗分享:可以選擇想要分享哪個視窗,但不能選擇兩個以上。
  • 單一分頁分享:可以選擇一個視窗裡的某一個分頁,但跳到另一個分頁就不會被分享到。
  • 整個桌面分享:分享所有自己螢幕上所出現的東西,跳回桌面沒有任何試穿也會被分享到。

許多人會選錯,例如選了單一分頁,但有其他分頁的 demo 需操作,卻換來換去。而最尷尬的情況則是,選到整個桌面分享,被同事們看到與會議無關的畫面無法立即關閉而慌亂不已。請務必在開會前演練過自己需要報告的東西,最好的做法是先關閉所有與會議無關的視窗及分頁,以免發生意外。

以上 8 大地雷只要多注意,多幾次遠端會議的練習,便能完全避免,若真的不小心而踩雷,也請不要在螢幕前慌張,跟與會人說你需要一點時間處理狀況,或是調整自己的狀態,便能從容地繼續會議。不必出門不必完備整裝也能輕鬆的討論工作,讓遠距辦公進行得很順利,

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