線上會議中

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疫情嚴峻之際,大部分公司都遠端上班,卻時常沒有統一的線上會議軟體,初次使用也難免不順而耽誤會議時間,本篇會將四大常見的會議軟體:Zoom, Microsoft teams, Google meet, Webex,以工具介紹、優點及特色、缺點、免費版常見功能、及發起會議方式5點來做介紹,最後提供大家表格比較出自己適合的工具。

線上會議軟體推薦:Zoom

  • 工具介紹:介面最直覺的一款線上會議軟體。但 Zoom 的功能是足夠齊全的。整個流程簡單好操作。
  • 優點及特色:有「美妝濾鏡」。可以選擇眉型、眉色、唇色,還能套其他的動物臉、墨鏡等濾鏡。對於在家素顏的女性們,真是一大福音啊!
  • 缺點
    免費版會議時間上限 40 分鐘。若討論時間較久,可以試試由與會人輪流,或是固定一人再次重新發起會議,並傳送會議邀請連結給所有人。
    免費版較適合小團隊開會因為有 10 人的限制
  • 免費版功能:分享螢幕(可同時多人分享)、白板、錄影、文字聊天室等,通通都有
  • 會議發起方式:連結邀請、代碼邀請、email 邀請都可以喔
    下載應用程式點這裡(也可線上使用)

線上會議軟體推薦:Google Meet

  • 工具介紹:舊版為 google hangout,只要有 google 帳號即可使用,沒有 google 帳號也可加入會議。
  • 優點及特色:可以「挑選背景」,挑選辦公室背景營造在公司上班的環境還能藏起凌亂的房間。
  • 缺點:免費版沒辦法分組討論、錄影。
  • 免費版功能:分享螢幕(可多人同時分享)、白板、文字聊天室等。
  • 會議發起方式:在 google calendar 設定時間,以 email 來邀請與會者,還能設定會議開始前幾分鐘需要跳提醒。設定完畢後點按「完成」,還可以選擇要不要傳送會議通知給所有與會者,這樣也會加入他們的 google calendar。
    發起會議點這裡(有 google 帳號即可,不用下載)

線上會議軟體推薦:Microsoft Teams

  • 工具介紹:這其實是企業內部協作軟體,只是也有線上會議功能。若公司是使用 Teams 作為協作工具,線上會議使用起來會更方便。可以自己建立團隊部門組織,可以在任一個團隊裡發起會議,也可以只跟一兩個人發起會議。
  • 優點及特色:這個同樣可以挑選背景喔!另外線上會議時常遇到多人同時發言的狀況,導致聲音聽不清楚,Teams 有舉手功能,可以不發出聲音就讓主持人看到誰想發言,進而能口頭排序,避免搶發言雜音四散。
  • 缺點:若是跟非同一個團體的人會議,非發起人無法使用文字訊息,這是 Teams 較麻煩的地方,必須先建立同團體,並在那個團體發起會議,大家才能都享有同等的功能。
  • 免費版功能:分享螢幕(可多人同時分享)、白板、文字聊天室等。
  • 會議發起方式:以連結邀請、email 邀請,直接加入同一個團體的成員(要先創立團體)
    下載應用程式點這裡(也可線上使用)

線上會議軟體推薦:Webex

工具介紹:這款比較推薦企業採購企業版本來使用,免費版功能當然也不差。但一些強大的功能如 AI 逐字稿錄製、即時多國語言翻譯、降噪及語音加強,更別提超穩定的畫質及通訊品質,都是付費版才有的功能。適合跨國團隊,公司體系龐大複雜的組織來使用。下面的表格還是會比較免費版 Webex 有什麼功能及限制。畢竟多數用戶不需要如此多的功能。

  • 優點及特色:分享螢幕時會自動 show 出不只視窗,同時展現應用軟體,例如 Trello、Notion 的畫面以上團隊看到 roadmap、客戶表等等。
  • 缺點:免費版無法分組討論
  • 免費版功能:分享螢幕(可多人同時分享)、白板、文字聊天室、錄影等。
  • 會議發起方式:以連結邀請、email 邀請。
    下載應用程式點這裡

4 大線上會議軟體特色比較表

功能比較ZoomGoogle MeetMicrosoft TeamsWebex
會議邀請方式連結邀請、
會議代碼
連結邀請、
會議代碼
連結邀請連結邀請
免費版時間上線40分鐘60分鐘60分鐘50分鐘
分享螢幕大家皆可分享
但要主持人開啟權限
大家皆可分享大家皆可分享大家皆可分享
是否需要帳號登入主持人:需要
與會人:不需要
主持人:需要
與會人:不需要
主持人:需要
與會人:不需要
主持人:需要
與會人:不需要
免費版人數上限10人100人100人100人
分組討論免費版無免費版無

線上會議軟體不只用在公司內部,與公司外部客戶、廠商協作也都會用到。這時你當然會希望熟悉各式線上軟體,以免對外會議時出錯而顯得不專業。在會議開始前,可以先發送邀請給與會者,讓對方有心理準備是用哪個軟體,以免對方不熟悉。這樣一來,便不需要擔心因為無法面對面而拖慢工作進度。

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