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隨著疫情躍升至第三級警戒,國人開始了 WFH(在家工作,為英文 work from home 縮寫)、
在家上課的防疫新生活。

雖然家中熟悉的環境讓 WFH 更舒適,但工作效率低落、事倍功半。若屏除網路、硬體等難以人為控制的突發狀況,遠端溝通如何更順利呢?

身處網路產業的艾格創意設計,兼具網頁設計的專業,以及因應疫情遠端協作的經驗,和大家分享助於線上會議效率的 4 個小技巧:

1.明定會議主題和時限,和無限輪迴的會議說bye bye

相信你我都遇過會議反覆延長、結論不了了之的狀況。
若會議要有意義,首先得讓所有與會者明確知道「會議主題」是什麼,開完會後需要得到哪些結論。

以網頁設計專案為例
若會議主題是決定網頁內容,則會議結束後,列出網站架構
(又稱網站地圖,指網站上的資訊架構,英文為 Sitemap )便是達成會議目的。
延伸閱讀:如何規劃網站內容?規劃網站地圖,讓你建構出理想的網站模樣!

當主題明確後,便需訂定會議應在多久的時間內結束,藉此避免模糊焦點(像是過多的寒暄、糾結於細微末節),更專注在會議主題的討論。
有效率的會議時限建議是 0.5-1 小時,最長不要超過 1.5 個小時。

訂定過短的時限並沒有意義,不只給人不易達成的挫敗感,也會因為內心的焦急而讓討論品質降低,
難以獲得雙方都滿意的結果。

與之相對,訂定過長的時限,則讓雙方的思緒隨著討論時間拉長而發散,當討論主題太過複雜時,
不如縮短單次會議時間、改以多個會議的方式執行。

承接前例
若網站架構的會議主題太大,可拆解為 2-3 個會議,分次討論水平和垂直架構。

2.做好會議事前準備,你就是下個溝通效率王

你有過這樣的經驗嗎?課前預習英文課的單字,上課時就能更快進入學習狀況、心情更輕鬆。

開會也是相同的道理,事前準備充足,更能在會議時限內獲得可沿用於後續執行的結論。

承接網站架構的例子
會議前,網頁設計公司搜尋客戶同業官網,彙整常用的網站架構與功能,供客戶了解優劣勢
,方便雙方討論是否有要採用之處。而客戶也列舉預計放在官網上的資訊、功能,會議上便能直接討論架構和分類。

當雙方都有準備,就能加強溝通效率、加速會議進展。只要其中一方沒有準備,就會延長會議及專案時間。

例如
網頁設計公司沒有準備案例,則只能一味依照客戶的指令執行。缺乏專業建議的提出及討論,可能衍生客戶對於合作關係的不信任感,對於執行過程及結果抱有懷疑,反倒延宕架站完成的時間。
若是客戶沒有釐清需求,網頁設計公司便需要在會議上花更多的時間展示案例、問題引導,推敲客戶的真實需求。

3.減少雙方的資訊落差,討論從此不卡卡

不同產業或職務背景的人,思考邏輯和技能也不相同。即便有會前準備,仍會有溝通、理解上的落差。
以下依「產業」和「職務」分別舉例:

產業差異:以網頁設計公司和保養品客戶為例

相比發案客戶,網頁設計公司比較不熟悉消費者會因為什麼樣的成功案例而買單。而客戶能根據其他通路的銷售經驗,得知消費者偏愛使用產品的before 、 after 真人實拍照,遠勝於文字心得的成效。也因此能將此經驗應用在網站內容規劃。
另一方面,客戶不一定了解奠立 SEO 良好基礎的架站技術,而網頁設計公司能根據客戶現有的內容規劃、安排更合適的網站結構,助於企業長期內容優化、累積網站權重,提升在同業之間的能見度。

職務差異:以網頁工程師和行銷人員為例

行銷人員不一定能看懂工程師 coding 語法對應的網頁功能,但語法中的 h1 、 h2 和 SEO 規劃大有關聯。
工程師也不一定能理解,為什麼特定頁面需要安插表單,但對行銷人員而言,是更容易獲取名單、電子報行銷的方法。

總體來說,當雙方清楚了解資訊背後的意義時,更能根據自己的專業提出建議,提升會議的討論效率和品質。

4.善用參考案例和工具,定義模糊的形容詞
不再是溝通的絆腳石

當會議主題與「設計」相關時,很容易產生雞同鴨講的窘境。

例如
客戶以「明亮」、「有活力」形容品牌形象官網的設計需求。然而,每個人對形容詞的定義和想像不盡相同,有些人覺得是運動感,有些人認為要以鮮明的黃色貫穿主軸。而主打 18-30 歲年輕女性客群的保養品客戶,訴求的其實是日系插畫的設計風格。

若沒有確認客戶對於形容詞的定義,網頁設計公司的平面設計十之八九會出錯。以專業角度來看,應該要重新確認客戶需求,藉由展示相同產業的品牌官網、引導客戶說出網頁要有哪些具體的設計元素。

當然,更好的作法是邀請客戶提供「視覺參考案例」說明想要的設計風格,像是提出幾個偏好的網站,或藉由 PPT 的功能、簡單排版出想要的感覺,將雙方的理解落差降至最低,也將來回溝通、修改的次數降至最低。

以下為用 PPT 模擬網頁想要的視覺效果:

藉由「遠端作業」、「品牌數位化」減緩疫情對事業的衝擊

疫情對企業及每個人飯碗的衝擊勢不可擋,除了透過上述技巧應戰線上會議、提升日常遠端作業的效率,成立官網、讓網路成為顧客上門的入口,藉此平衡實體通路的虧損已成必要。

因應疫情,艾格創意設計已採取無接觸的防疫合作模式:

  • 線上會議:訪談網頁設計需求,架站執行討論
  • 線上數位簽約 提供網頁後台的完整
  • 操作教學影片
我們同時照顧客戶的數位轉型需求,和千金難買的身體健康。

還在觀望數位世界的你,歡迎參考這兩篇:
品牌官網的重要性:為什麼你應該要有一個品牌官網?
大家都用什麼架站?企業應該用 WordPress 架站五個強大理由

若你已決定讓品牌數位化,請點此留下聯繫方式,我們將和你約時間進行線上初步討論。了解讓事業在疫情之中逆勢成長的成功關鍵。

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